各学院、各单位：
为落实巡视整改要求，执行学校相关财务制度，推进财务一体化管理，现将校区财务工作的有关事项通知如下：
一、财务报销的相关规定
根据《西南大学财务报销规范（西校[2018]242号）》和相关财务制度，日常财务报销应严格执行以下规定：
（一）报销业务内容笼统以及数量、单价未单独列明的，由开票单位提供加盖印章的明细清单，清单总金额应与发票金额相符。根据国家税务总局的相关规定，由销售单位开具的增值税发票应在发票上注明货物或劳务服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等内容，如果为汇总开具发票，则必须同时附上通过税控系统打印的销货清单并加盖开票单位发票专用章。
（二）因教学科研活动需购买农民自产自销的农副产品，凭税务机关代开的发票及购买明细单报销，销售方需在明细单上签字或盖章。除购买农民自产自销的农副产品外，其他采购应选择具备相应工商资质的供应商。对不具备工商资质的供应商开具的票据（含税务代开发票），不予报销。
（三）对于野外考察、数据采集等科研活动中无法取得发票或财政性票据的支出，在确保真实性的前提下，由经办人据实填写《无法取得票据的情况说明》，同时附上有收款人签名、联系电话的收款收条和收款人身份证复印件（不具备复印条件的可提供电子照片打印件）作为报销凭据。
（四）国内差旅费的报销：
1、报销国内差旅费，所有费用（含交通费、住宿费、会务费、出差补助等）需一次性报销，不得分开报销。
2、因公出差一般应选择校车或公共交通工具。租用校车出差，报销差旅费时需同时提供派车单，用车费实行一事一结，不得累计结算；租用校外车辆，报销差旅费时需同时提供租车单或租车合同；乘坐免费交通车到校本部或北碚出差，需在报销单上手写说明，出差时间应与校区交通车发车时间一致；乘坐校内收费班车到校本部或北碚出差，需到财务科查询打印校园一卡通消费记录，方可报销交通费；搭乘其他单位租车需在报销单上说明租车单位、同车人员等信息（不建议搭乘私家车）。
3、因工作确需自驾车出差的，加油费在加油票金额内按每公里不超过1元计算报销，具体报销里程及单价由经办人据实填报在报销行程单上。此外，经费负责人必须在报销单上签署“同意自驾车出差”。
4、校外租车出差的报销：确因工作需要租用校外车辆，应选择具有经营资质的租车公司，不得租用私家车出差。5万元以下提供租车发票和租车单，5万元及以上提供租车发票和租车合同。
5、学生因公出差，报销市内交通费和伙食补助需经费负责人在报销单上注明报销标准。如按教师标准报销，则注明“按助教标准报销”，低于教师标准报销则需注明每人每天市内交通费和伙食补助标准。交通费、住宿费如不按教师标准或票面金额报销也可单独注明实报金额。
（五）国内公务接待费的报销：
1、国内公务接待应严格按照国库集中支付及公务卡管理有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，不得以现金方式支付。
2、非公务接待活动，一律不得安排工作用餐。
3、国内公务接待，可安排用餐一次。
4、校区间开展公务活动，不得安排用餐。发生误餐的，按差旅费管理规定据实报销误餐补助。
5、同区公务接待不安排用餐（本条针对荣昌校区是指荣昌区）。
校领导参加的公务接待一律安排在学校食堂或内部接待场所，其他公务接待应优先安排在学校食堂或内部接待场所。
6、陪餐人数，接待对象10人以内，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
7、国内公务接待应严格审批管理，接待前各单位须填写《西南大学国内公务接待审批单》，由经费负责人和单位主要负责人审批。
8、国内公务接待，应由来访单位向接待单位发出公函，确因工作需要，邀请专家、校友、新闻媒体等来校参加公务活动，可由接待单位提供邀请函。公函或邀请函须明确来访单位、人员、职务（职称）、公务活动内容、行程、联系方式等。无公函或邀请函的公务活动和来访人员一律不予接待。
9、国内公务接待须据实一事一结算，在发生业务的三个月内报销，逾期不予报销。
10、国内公务接待费报销须提供“一函三单”，公函或邀请函、《西南大学国内公务接待审批单》、《西南大学国内公务接待清单》、财务报销单以及与接待相吻合的原始凭证。凭证不全或不符合有关规定的，财务部门不予报销。
11、关于接待住宿费的报销：
（1）邀请专家等需负担专家旅费的，住宿费与交通费一并作为差旅费报销；
（2）邀请专家不负担旅费的，确因工作需要负担接待对象住宿费的，住宿费与接待餐费一起作为接待费报销；（《西南大学公务接待管理实施细则（修订）》第八条：学校原则上不负担接待对象住宿费，确因工作需要负担接待对象住宿费的，应优先安排在学校内部接待场所，住宿费标准严格按照学校差旅费、会议费管理有关规定执行。）
（3）单独住宿费（无接待餐、无交通费）不予报销。
（六）人员经费的发放：
1、在岗在编教职工人员经费发放：除科研绩效（纵向）、科研津贴（横向）、福利慰问外，在岗在编教职工人员经费全部纳入工资、绩效津贴管理，不得在公用经费项目中发放在岗在编教职工人员经费，不得发放值、加班费。按学校绩效津贴核拨方式和标准，基础性绩效津贴随每月工资发放；课时费、监考费、命题阅卷费、评审费、毕业论文答辩费等平时做好工作量记录，纳入年终绩效考核统一发放。本单位在岗在编教职工绩效通过绩效津贴（对内）项目发放，发放校内其他单位（含校本部）在岗在编教职工其他绩效奖励通过绩效津贴（对外）项目发放。为落实巡视整改要求，校级领导班子成员、处级领导人员收入发放严格执行西校〔2017〕289号《西南大学校级领导班子成员薪酬管理规定（修订）》和西校〔2017〕288号《西南大学处级领导人员薪酬管理规定（试行）》的相关规定，以职务身份参加学校内部各类职务活动的一律不领取酬金。
2、非在编教学科研人员和长期聘用人员工资津贴的发放：非在编教学科研人员和长期聘用人员收入发放按相关规定和合同执行，不得发放值、加班费。课时费、监考费等平时做好工作量记录，纳入年终绩效考核统一发放。非在编教学科研人员和长期聘用人员工资津贴的经费来源和渠道按学校规定执行。
3、校外人员经费的发放：按《关于网上收入申报系统采集学生及校外人员信息的通知》，发放校外人员经费，经办人应先在网上收入申报系统中完成信息采集，通过申报录入打印出发放表，提供相关附件。校外人员经费按劳务报酬所得代扣个人所得税，如果发放金额为税后报酬，发放表中需注明应发金额、税额和实发金额（计税方法可查阅有关规定或向财务科咨询）。
4、发放方式：按照国家和学校有关规定，每月10日学校统发的教职工工资、津贴、离退休金、遗属生活费、博士生活费，由人事及相关部门核定发放人员范围和金额，财务部门按照学校要求代扣各项费用后，按实发数发放至个人银行卡。发放人员经费时，凡涉及个人所得税的，由财务部门按国家规定代扣代缴。通过科研项目发放科研绩效（纵向项目）、科研津贴（横向项目），每月10日以后通过收入申报系统申报发放，与下月工资津贴合并计算个人所得税；通过福利费项目发放职工慰问费，需单独造表（不能在系统中申报），免纳个人所得税。
5、人员经费发放需提供的附件：
（1）专家评审费：评审时间及内容、评审费发放标准。
（2）专家咨询费：咨询时间及内容、咨询费发放标准。涉及外籍专家的，需国际处专家科签字，并提供外籍专家的护照复印件。
（3）专家讲座费：讲座时间及内容、讲座费发放标准。涉及外籍专家的，需国际处专家科签字，并提供外籍专家的护照复印件。
（4）学校统一组织安排考试的监考费（如全国大学英语四、六级考试等）：考务安排表、监考费发放标准。
（5）学校统一组织安排考试的阅卷费：阅卷科目、阅卷费发放标准。
（6）学校统一组织安排考试的命题费：命题科目、命题费发放标准。
上述各类收入发放标准执行西校[2017]744号《西南大学绩效津贴其他奖励办法（试行）》及其附件《绩效津贴其他奖励分类及标准》的规定。
（七）学生奖助学金、勤工助学酬金、科研劳务费的发放：
所有在校学生按《关于网上收入申报系统采集学生及校外人员信息的通知》完成信息采集。从2018年9月1日起，除农科类学生生活补助外，学生人员经费在网上收入申报系统中申报发放，发放到学生农行卡。
1、学生奖助学金的发放：提供发放表、评定文件等。
2、勤工助学岗位酬金发放：发放表必须单独注明岗位名称、岗位职责或工作内容、工作时间、计算标准，按《西南大学学生勤工助学管理办法（修订稿）》的规定，每人每小时不超过10元，每月不超过400元。学生助理属于勤工助学岗位。
3、学生科研劳务费发放：适用于有劳务费预算的科研项目，应简要说明工作内容。
4、困难补助：提供发放表、评定文件或会议纪要。
农科类学生生活补助不通过网上收入申报系统申报，按原定方式办理，发放到学生校园一卡通。
二、应收及预付款的管理
应收及预付款是指学校在教学科研等活动中暂时垫付或预付给有关单位或个人的各种款项，体现为学校的债权。
（一）管理原则：
1、预算控制原则。应收及预付款须有经费来源，无预算、超预算的不予借款。
2、专款专用原则。应收及预付款应一事一借，按指定用途使用，不得挪作他用。
3、限期结算原则。应收及预付款应在规定时间内办理结算，前款不清，后款不借，严格控制资金占用时间，不得长期挂账。
（二）借款办理程序：
登陆财务网上综合服务平台→网上报账系统填报并打印借款单→经费负责人审批→财务部门审核并办理资金支付。
（三）申请办理借款的要求：
1、借款人应为学校在岗在编职工或离退休人员，学生、临时聘用人员不得作为借款人。
2、同一借款人未还清借款原则上不能超过三笔。如有特殊情况，需说明原因，经财务部门会计核算负责人审核后可增加借款次数。
3、属于公务卡支付范围内的经济业务，原则上不办理借款，按规定使用公务卡结算。
（四）借款单填报和提供资料的要求：
1、借款单应当真实、准确、完整填列相关内容，包括借款项目、借款事由、借款金额等，并由借款人签字确认。
2、因公临时出国借款须提供因公临时出国（境）申报表、因公临时出国任务和预算审批意见表的复印件。
3、转拨科研合作（协作）借款须提供项目计划任务书或协议复印件。
4、采购货物及服务的预付款，五万元及以上的须提供采购合同复印件。
5、工程预付款须提供工程合同。
6、出版费预付款须提供出版合同复印件。
（五）应收及预付款结算期限的规定：
1、差旅费借款，应在出差返校之日起一个月内办理结算手续。
2、购买货物、服务等借款，有合同约定的按合同约定的最后一笔付款时间起一个月内办理结算；无合同约定的，自借款日起一个月内办理结算。国外进口货物结算期限一般不超过六个月。
3、工程预付款按合同约定办理结算。
4、周转金借款实行定期核报，每年12月25日前归还，次年初续借。
5、其他应收及预付款自借款之日起一个月内办理结算。
超过规定结算期限，借款人在接到催款通知后10日内仍不办理结算手续且无正当理由的，学校以借款人的工资性收入冲抵借款，直至借款冲抵完毕。
三、网上自助预约报销系统的使用
学校于2012年10月开通网上预约报账系统，为与学校财务全面接轨，方便师生灵活选择报账时间，校区从2018年6月起正式启用网上自助预约报销系统。本学期作为过渡期，鼓励广大师生试用，尽早熟悉和掌握使用方法，校区计划从9月1日起全面推行。
（一）登录方式：教职工凭职工号和密码，学生凭学号和密码（初始密码为六个0）登录西南大学财务网上综合服务平台，进入“网上报销系统”进行填报。
（二）部门编号、项目编号：网上报销必须正确填写部门编号和项目编号，校区各单位的部门编号和项目编号已通过财务秘书QQ群下发各单位，经办人可向本单位财务秘书索取。
（三）项目授权：在公共项目中报销不需要负责人授权，正确填写部门编号和项目编号即可。在个人项目（如科研经费）中报销需要负责人授权，授权方式为：经费负责人登录网上财务综合服务平台后点“负责人操作”下的“项目授权管理”，进入后点“项目授权”，授权系统列表中选择“报销系统”，输入被授权人职工号或学号，完成授权。
（四）日常报销：按“办公费”、“印刷费”、“咨询费”等科目分类填报，选填正确支付方式后打印出报销单。特别提示：报销饮用水费选择“办公费”科目（后面的“水费”科目指的是自来水），报销图书购置费选择“其他资本性支出——图书、档案”科目。如对科目归类不清楚可向财务科咨询。
（五）国内差旅费报销：出差地点通过填写出差人员住宿地点自动生成（无住宿费也可填写住宿地点），报销交通费必须填写行程单，自驾车出差报销加油费必须在行程单的“交通工具”中选择自驾车，填写单价（不超过1元/公里）和公里数，系统根据单价和公里数自动生成金额。保险费、退票费、自驾车出差的路桥费填在“其他费用”，注意不要填入“交通费”。自驾车、租车出差不报销市内交通补助。
（六）租用校车的租车费报销。分两种情况：
1、只报销租车费（不报销其他差旅费）。在“消费点转账”模块中点“荣昌校区用车费”，录入付款单位、项目、金额等信息并打印出转账单，完成签字手续后报综合办审核（审核人为吕岚），再到财务科办理报销；
2、租车费与其他差旅费用一并报销。需先向派车单位索取派车单，在“国内差旅报销”模块的行程单中“交通工具”栏选择“租车”并填入金额，在支付方式中选择“项目转账”，部门编号为132010（综合办），项目编号为102010。
（七）租用学校
（八）支付方式：可选择的支付方式有“冲借款”、“项目转账”、“对公支付”、“对私支付”。如果在开展经济业务前已办理借款，支付方式应首选“冲借款”。租用校车出差，支付方式应选择“项目转账”，具体操作见第（六）条第2项。“对公支付”需录入收款方银行账户信息，可在对方单位中先“检索”，如果没有检索结果再点“新增”录入相关信息。对私支付，支付给校内教职工，选择“网银对私校内”（目前财务系统中与职工号绑定的账号为建行卡号）；支付给其他人员，选择“网银对私校外”，需检索或新增收款人信息。
（九）部门上网费转账：在“消费点转账”模块中点“荣昌校区网费”，录入付款单位、项目、金额等信息并打印出转账单，完成签字手续后报信息中心审核（审核人为吴梅），再到财务科办理报销；
（十）网上报销进度查询：
1、在报账系统中点“我的项目”模块，可查询“待修改业务”、“待提交业务”、“已提交业务”、“已完成业务”、“失败业务”。“待修改业务”是指部分填写但未提交的报销单据，可以修改或删除。“待提交业务”是指已填写完整但还未提交的单据，或在“已提交业务”中取消提交的单据，可以修改或删除。“已提交业务”是指已确认提交的单据，可打印报销，也可取消提交并在“待提交业务”中修改或删除。“失败业务”是指财务部门退回的单据，在财务部门取回报销资料后进行修改并重新提交。确定不报销的单据（废单）应及时删除。
2、经办人微信关注“西南大学财务处”公众号，可收到财务处微信通知，随时掌握网上报销业务的处理进度。
（十一）不通过网上报销系统办理的业务：医药费报销、人员经费发放、改善基本办学条件专项支付、基建维修工程款支付、社保缴费、因特殊原因无法实施网上预约报销的其他业务。
（十二）其他特殊情况说明：
1、由于校区公务卡办理银行暂不支持直接还款，网上报销暂不使用“公务卡编制”模块。使用公务卡进行公务消费，网上报销支付方式在“对私支付”——“网银对私校内”——“卡类型”中选择“工资卡”，报销款打到与职工号绑定的教职工本人建行卡上，由教职工本人自行还款。若需打到其他银行卡，支付方式应选择“对私支付”——“网银对私校外”，录入姓名、开户行、账号等信息。
2、聘用员工因无职工号，无法登录报销系统，可由本单位其他教职工代为填报。
3、日常报销中，如果一张发票需要在两个或两上以上项目列支，在预约报销系统中只能选择一个项目填报，打印出报销单后，由经费负责人在报销单上签署在各项目中分别支出金额（支出金额合计应与票据金额一致）。
（十二）报销单的投递：
1、完成签字手续的网上预约报销单和相关单据整理规范后使用燕尾夹固定（每张报销单单独夹放），投递到自助终端或带到财务大厅办理。投递到自助终端必须装入投递报销专用袋。财务科指定专人定期到自助终端收取报销资料，处理时间在工作日三天左右（周末及节假日顺延）。
2、校区自助投递终端安装地点：第二教学楼一楼门厅、行政楼二楼财务报账大厅外走廊，投递系统开放时间：每天7:00至21:00。
四、银行来款的办理
1、校外单位或个人向校区银行账户划转合作办学经费、科研经费、学生学费等，请收款单位经办人员、科研项目负责人或学生本人向汇款单位或个人提供准确的校区银行账户信息，并要求对方在银行转账时一定要备注收款人信息和用途。
2、来款到账后，收款单位经办人凭合同或入账通知到财务科办理立项入账手续，科研项目负责人凭合同或项目书到科研办开具科研立项通知后到财务科办理立项入账手续，学生凭校园一卡通和汇款证明材料（汇款时已备注信息的可不带证明材料）到财务科办理缴费手续。
本通知未尽事宜由校区财务办负责补充和解释。
特此通知
财务工作办公室
2018年6月14日
